MiFID II Richtlinie: Aufzeichnungspflicht und Aufbewahrungsfristen für Banken

Seit 2018 gilt die Markets in Financial Instruments Directive II (MiFID II oder MIFID 2) als verbindliche Vorschrift für Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister in Europa. Die Richtlinie wurde von der Europäischen Union beschlossen, um den Anlegerschutz zu stärken, die Transparenz auf den Märkten für Finanzinstrumente zu erhöhen und Interessenkonflikte im Wertpapierhandel zu vermeiden.

Ein Kernaspekt sind die Verpflichtungen zur Erfassung von Kundenkommunikation sowie festgelegte Archivierungsfristen. Damit wird gewährleistet, dass Beratungs- und Handelsentscheidungen jederzeit nachvollziehbar bleiben und im Prüfungsfall rechtssicher nachgewiesen werden können.

Während sich unser Blogbeitrag zu MiFID III mit den kommenden Änderungen der Verordnung ab 2025 beschäftigt, bleiben die bestehenden Anforderungen aus MiFID II weiterhin gültig. In diesem Artikel befassen wir uns im Detail mit den Grundlagen für eine rechtskonforme Dokumentation und Archivierung. Außerdem zeigen wir, wie Banken durch KI-gestütztes Compliance Monitoring ihre Prozesse effizienter gestalten, Risiken minimieren und ihre Governance stärken können.

Die Richtlinie ist seit Januar 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten verbindlich. Sie wurde von der Europäischen Kommission initiiert, durch Parlament und Rat verabschiedet und von der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) in Leitlinien konkretisiert. Die Kontrolle erfolgt durch nationale Aufsichtsbehörden wie die BaFin.

Die Richtlinie verfolgt vier zentrale Ziele:

• Anlegerschutz stärken durch transparente Beratung, lückenlose Dokumentation und klare Information
• Transparenz auf den Kapitalmärkten erhöhen mit einheitlichen Regeln für die Ausführung von Aufträgen und Berichtspflichten
• Interessenkonflikte vermeiden im Handel mit Wertpapieren und Derivaten
• Offenlegung aller verbundenen Kosten und Gebühren, damit Anleger die tatsächlichen Belastungen von Wertpapiergeschäften nachvollziehen können

Betroffen sind alle Institute, die Wertpapierdienstleistungen anbieten, also Banken, Broker, Vermögensverwalter, Versicherer mit Kapitalmarktgeschäft sowie Wertpapierhandelsfirmen. Verstöße können mit hohen Bußgeldern von bis zu fünf Millionen Euro oder Handelsverboten geahndet werden.

Für Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister ist die Einhaltung der MiFID-II-Vorgaben im Contact Center und in der Kundenberatung entscheidend. Die passende Software sollte folgende Kriterien erfüllen:

• Omnichannel-Erfassung von Telefon, Video, Chat und E-Mail
• Möglichkeit zur automatischen oder bedarfsgesteuerten Aufzeichnung
• Revisionssichere Datenspeicherung über mindestens fünf Jahre, auf Anordnung bis sieben Jahre
• Einhaltung der Compliance-Vorgaben mit Nachweisbarkeit für interne und externe Prüfungen
• Schnelle Bereitstellung für Anleger oder Aufsichtsbehörden
• Effiziente Such- und Filterfunktionen mit klarer Zuordnung
• Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch Audit-Trails
• DSGVO-Konformität sowie erweiterte Governance-Funktionen wie Mandantenfähigkeit und Verschlüsselung

Die gesetzlichen Vorgaben sind klar, die Umsetzung jedoch komplex. Institute müssen sicherstellen, dass sämtliche Kommunikationskanäle revisionssicher dokumentiert werden.

Omnichannel-Recording als Basis

Mit Recording Insights bietet ASC eine Lösung, die Telefongespräche, Videokonferenzen, Chats und mobile Kommunikation zentral erfasst, verschlüsselt speichert und unveränderbar archiviert. So können Banken jederzeit vollständige Nachweise erbringen.

Integration in Microsoft Teams und weitere Plattformen

Recording Insights ist als native App für Microsoft Teams zertifiziert und zusätzlich für die Microsoft Industry Cloud for Financial Services freigegeben. Darüber hinaus können auch andere Kanäle wie klassische Telefonie oder Zoom-Calls eingebunden werden, um eine echte Omnichannel-Abdeckung zu erreichen.

KI-gestütztes Compliance Monitoring

Über die reine Archivierung hinaus können Banken mit KI-gestützten Analysetools ihre Kommunikationsdaten automatisiert auf Risiken prüfen. Mit AI Policy Templates lassen sich regulatorische Anforderungen aus MiFID II sowie weitere Regularien wie FCA oder Dodd-Frank direkt abbilden. So werden Risiken wie Off-Channel-Kommunikation oder unzulässige Produktempfehlungen früh erkannt und Compliance-Prozesse effizient automatisiert.